Buenas prácticas en Microsoft Teams

Recomendaciones para optimizar la comunicación y la colaboración en Microsoft Teams. Aplica para todos los funcionarios.

💬 Uso de Microsoft Teams

Comunicación efectiva

Usa Teams como canal principal de coordinación y mensajería interna. Mantén un tono respetuoso y profesional en chats y reuniones.

Disponibilidad

Mantén tu estado actualizado (Disponible, Ocupado, En reunión, etc.). Evita permanecer desconectado en horario laboral salvo actividades de campo. Si te ausentas por un periodo prolongado, informa a tu jefe o coloca un mensaje de estado.

Reuniones y grabaciones

• Ingresa puntualmente y verifica cámara y micrófono.
• Evita ruidos de fondo e interrupciones.
• No grabes reuniones sin consentimiento de los participantes.

Archivos y canales

• Comparte documentos en el canal correspondiente con nombres claros.
• Evita duplicar archivos o crear versiones innecesarias.

Buenas prácticas en Outlook

Con el propósito de mantener una comunicación institucional efectiva, ordenada y profesional, desde la Coordinación de Sistemas compartimos las siguientes buenas prácticas para el uso del correo electrónico corporativo (Outlook). Aplica para todos los funcionarios.

📧 Uso del correo electrónico corporativo (Outlook)

Identidad profesional

Utiliza siempre tu cuenta corporativa para temas laborales. Evita usar cuentas personales para asuntos institucionales.

Redacción adecuada

Escribe con claridad, respeto y concisión. Usa mayúsculas y minúsculas correctamente: escribir en MAYÚSCULAS sostenidas se interpreta como “gritar” en comunicación digital. Revisa la ortografía antes de enviar. Redacción clara, respetuosa y concisa. Evita MAYÚSCULAS sostenidas para no transmitir agresividad. Revisa la ortografía antes de enviar.

Asunto y destinatarios

• Asunto descriptivo y claro que facilite la identificación del tema, sin siglas o nombres abreviados..
• Para: destinatario principal · CC: informados · CCO: copia confidencial.

Adjuntos y peso

• Evita archivos pesados; usa OneDrive o SharePoint.
• Nombra correctamente y adjunta solo lo relevante.

Respuestas y disponibilidad

• Responde en máximo 24 h hábiles.
• Configura respuesta automática cuando estés ausente, incapacidad o en vacaciones.

Firma institucional

• Firma estándar: nombre, cargo, dependencia y contacto (celular corporativo si aplica).
• Evita frases/imágenes ajenas a la entidad.