Buenas prácticas en Outlook

Con el propósito de mantener una comunicación institucional efectiva, ordenada y profesional, desde la Coordinación de Sistemas compartimos las siguientes buenas prácticas para el uso del correo electrónico corporativo (Outlook). Aplica para todos los funcionarios.

📧 Uso del correo electrónico corporativo (Outlook)

Identidad profesional

Utiliza siempre tu cuenta corporativa para temas laborales. Evita usar cuentas personales para asuntos institucionales.

Redacción adecuada

Escribe con claridad, respeto y concisión.
Usa mayúsculas y minúsculas correctamente:
escribir en MAYÚSCULAS sostenidas se interpreta como “gritar” en comunicación digital.
Revisa la ortografía antes de enviar.

Redacción clara, respetuosa y concisa.
Evita MAYÚSCULAS sostenidas para no transmitir agresividad.
Revisa la ortografía antes de enviar.

Asunto y destinatarios

Asunto descriptivo y claro que facilite la identificación del tema, sin siglas o nombres abreviados..
Para: destinatario principal · CC: informados · CCO: copia confidencial.

Adjuntos y peso

Evita archivos pesados; usa OneDrive o SharePoint.
Nombra correctamente y adjunta solo lo relevante.

Respuestas y disponibilidad

Responde en máximo 24 h hábiles.
Configura respuesta automática cuando estés ausente, incapacidad o en vacaciones.

Comunicaciones institucionales: Algunos correos de Gestión Humana, Comunicaciones o SST son informativos y masivos.
No uses “Responder a todos”. Si necesitas aclaraciones, comunícate con el área emisora por los canales definidos.

Firma institucional

Firma estándar: nombre, cargo, dependencia y contacto (celular corporativo si aplica).
Evita frases/imágenes ajenas a la entidad.

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